KSeF 2.0 od 2026 – obowiązek e-faktur dla firm i leasingu

Krajowy System e-Faktur (KSeF 2.0) to jedna z największych zmian w polskim prawie podatkowym. Od 2026 roku każda firma – od dużych spółek po jednoosobowe działalności – będzie musiała wystawiać i odbierać faktury wyłącznie przez centralny system Ministerstwa Finansów. 

Prezydent podpisał nowelizację ustawy o VAT, która zamyka proces legislacyjny. To oznacza jedno – czas przejść od informacji do działania i przygotować firmę na nową rzeczywistość fakturowania.

Krajowy System e-Faktur w wersji 2.0 to zmiana, której szczególnie mocno doświadczy branża leasingowa. Powód jest prosty – każda umowa leasingu generuje ogromny wolumen dokumentów: faktury miesięczne za raty, faktury za wykup, dodatkowe opłaty eksploatacyjne czy ubezpieczeniowe. Od 2026 roku wszystkie te dokumenty będą musiały być wystawiane i odbierane wyłącznie przez centralny system Ministerstwa Finansów. Oznacza to konieczność pełnej integracji systemów leasingodawców z KSeF, przygotowania klientów do odbioru faktur w nowej formie oraz wdrożenia procedur awaryjnych na wypadek problemów technicznych. Jednocześnie system daje też szansę na automatyzację rozliczeń, szybsze księgowanie i większą przejrzystość transakcji leasingowych.

KSeF 2.0 to centralna platforma, w której będą wystawiane, odbierane i przechowywane wszystkie faktury. Zastąpi papierowe dokumenty, PDF-y wysyłane e-mailem czy pliki z programów księgowych. 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwi polskim przedsiębiorcom wystawianie faktur ustrukturyzowanych, w formacie XML za pomocą centralnego oprogramowania finansowo-księgowego. Każdy dokument zostanie automatycznie zweryfikowany pod kątem zgodności, a po pozytywnej weryfikacji, każda faktura otrzyma unikalny numer. Przedsiębiorca otrzyma natomiast Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), podobnie jak w przypadku składanej deklaracji PIT czy CIT.   

Odbiorca faktury poprzez system KSeF będzie miał dostęp do wystawionej faktury i będzie mógł przystąpić do zaksięgowania dokumentu. Ustawodawca przewidział również rozwiązanie w przypadku braku możliwości zalogowania do systemu, poprzez tak zwany dostęp anonimowy, pozwalający podejrzeć dokument po podaniu określonych danych dotyczących faktury. 

• W praktyce każda faktura przejdzie przez system KSeF i będzie automatycznie dostępna zarówno dla kontrahenta, jak i administracji skarbowej. Dzięki temu obieg dokumentów stanie się bezpieczniejszy, a rozliczenia podatkowe bardziej przejrzyste.
  

Wdrożenie przebiega etapami, zgodnie z podpisaną nowelizacją. Warto jednak na bieżąco śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów, zwłaszcza dotyczące aspektów technicznych. 

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie największych podatników (sprzedaż w 2024 r. powyżej 200 mln zł). 

• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla wszystkich pozostałych firm, niezależnie od skali działalności. 

• Do końca 2026 r. – mikroprzedsiębiorcy z obrotem poniżej 10 tys. zł miesięcznie mogą jeszcze wystawiać faktury poza systemem. Od stycznia 2027 r. KSeF obejmie już każdego przedsiębiorcę. 

W praktyce nawet jeśli Twoja firma ma czas do kwietnia, od lutego musisz być gotowy na odbiór faktur od dużych kontrahentów.

Nowelizacja wprowadzająca KSeF 2.0 to nie tylko nowe obowiązki, ale również rozwiązania ułatwiające korzystanie z systemu. 

 Tryb offline w KSeF 

Gdy wystąpią problemy techniczne, możesz wystawić fakturę poza systemem i wprowadzić ją do KSeF w następnym dniu roboczym. To bezpiecznik na awarie; niemniej jednak docelowym modelem pracy pozostaje bieżąca obsługa online. 

Centralne repozytorium faktur

Każda faktura trafi do jednego, bezpiecznego repozytorium Ministerstwa Finansów. To koniec segregatorów i papierowych archiwów. W praktyce warto jednak utrzymać własną kopię faktur w systemie księgowym i zadbać o integrację dwukierunkową – wysyłka do KSeF i pobieranie statusów. 

Monitoring rozliczeń 

Administracja skarbowa zyska bieżący wgląd w transakcje. W efekcie kontrole będą krótsze, a nieuczciwa konkurencja – mniej opłacalna. 

Nowe narzędzia MF 

• MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień) – od listopada 2025 pozwoli pobierać certyfikaty i nadawać role użytkownikom. 

• Aplikacja Podatnika KSeF i aplikacja mobilna – bezpłatne narzędzia do wystawiania i odbierania faktur. 

Dla firm z dużym wolumenem faktur, najlepszym rozwiązaniem będzie integracja KSeF z systemami ERP/FK. Większość największych dostawców tego typu systemów zapowiedziało już bezpłatne aktualizacje i pomoc przy wdrożeniu KSeF dla swoich klientów. 

Im szybciej rozpoczniesz przygotowania, tym spokojniej wejdziesz w 2026 rok. 

1. Zweryfikuj status – czy obejmuje Cię fala lutowa (sprzedaż 2024 > 200 mln zł). 

1. Skontaktuj się z dostawcą systemu – ustal plan integracji i testów z API KSeF 2.0. 

1. Przygotuj politykę ról i uprawnień – od listopada 2025 pobierz certyfikaty w MCU. 

1. Przeszkol pracowników – wykorzystaj „Środy z KSeF” lub szkolenia wewnętrzne. 

1. Poinformuj klientów – od 2026 faktury będą dostępne w systemie; przygotuj krótką instrukcję odbioru. 

1. Zabezpiecz plan awaryjny – procedury na wypadek awarii, np. tryb offline i ponowne wysyłki. 

KSeF 2.0 nie jest już zapowiedzią, ale obowiązkiem, który w 2026 roku obejmie każdą firmę w Polsce. To duże wyzwanie organizacyjne, szczególnie dla branży leasingowej i przedsiębiorców z dużym wolumenem faktur, ale jednocześnie szansa na uporządkowanie procesów, automatyzację i większą przejrzystość rozliczeń. Kluczem do spokojnego wejścia w nowy system jest odpowiednie przygotowanie – aktualizacja oprogramowania, szkolenia dla pracowników oraz informowanie klientów o zmianach. Im wcześniej firmy podejmą działania, tym łatwiej odnajdą się w rzeczywistości e-faktur od 2026 roku.

Rekomendacje dla firm: 

• sprawdź swój termin wejścia, 

• dostosuj oprogramowanie, 

• przygotuj pracowników i klientów, 

• zabezpiecz się planem awaryjnym. 

W GO-leasing wiemy, jak wymagające mogą być zmiany systemowe. Dlatego wspieramy przedsiębiorców w przygotowaniach do KSeF 2.0. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy pomóc Twojej firmie przejść przez tę rewolucję bez stresu.

Źródła:
Ministerstwo Finansów – Krajowy System e-FakturKSeF
Kancelaria Prezydenta RP – Cztery ustawy z podpisem Prezydenta RP (w tym KSeF 2.0)

SKONTAKTUJ SIĘ